El Consejo de Gobierno aprueba el Proyecto de Ley de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de Euskadi (Consejo de Gobierno 20-04-2021)

20 de abril de 2021
  •  Es la ley que regulará la gestión y tratamiento de los archivos públicos y privados
  • La nueva ley permitirá avanzar en la mejora de la gestión de la información de los servicios públicos, en el desarrollo del principio de transparencia, en la protección del patrimonio documental y en el reconocimiento y ejercicio del derecho de acceso de la ciudadanía a la información
  • El texto aprobado hoy se remitirá ahora al Parlamento Vasco para su debate y aprobación 

El Consejo de Gobierno ha dado hoy el visto bueno al "Proyecto de Ley de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de Euskadi", que permitirá avanzar en la mejora de la gestión de la información de los servicios públicos, el desarrollo del principio de transparencia, la protección del patrimonio documental y el reconocimiento y ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a la información. 

El texto aprobado hoy da respuesta en el contexto de la sociedad digital a los retos que se han marcado a la gestión integral de los documentos, que requieren de una organización archivística adaptada y coherente. Los archivos viven una situación de transición, tanto en el ámbito público como en el privado, ya que la información electrónica ha crecido de forma notable y constante. Los documentos se generan y almacenan en la actualidad en diferentes sistemas y formatos y existe una cierta convivencia entre la documentación en papel, los sistemas mixtos y los totalmente electrónicos. 

Una vez aprobado por el Consejo de Gobierno el “Proyecto de Ley de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de Euskadi", se remitirá al Parlamento Vasco para su debate y aprobación. 

Esta nueva norma consta de seis títulos, dos disposiciones adicionales, tres disposiciones transitorias, una disposición derogatoria y tres disposiciones finales. La ley regulará: 

  • La gestión integral de los documentos de titularidad pública, su tratamiento y su organización en los archivos.
  • La configuración, protección y preservación del Patrimonio Documental de Euskadi.
  • La estructura, organización y gestión del Sistema de Archivos de Euskadi.
  • Los derechos y obligaciones de quienes sean titulares de archivos privados integrantes del Patrimonio Documental de Euskadi.
  • El acceso de la ciudadanía a los documentos de titularidad pública custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de Euskadi y al patrimonio documental de Euskadi.
  • El régimen sancionador. 

La "Ley de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de Euskadi", una vez aprobada por el Parlamento Vasco y esté en vigor, se aplicará a: el sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi; el sector público de los Territorios Históricos; las Instituciones Locales de la Comunidad Autónoma de Euskadi y el sector público institucional local; el Parlamento Vasco; el Ararteko; el Tribunal Vasco de Cuentas Públicas; las Juntas Generales de los territorios históricos; la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea; las personas físicas y jurídicas privadas que presten servicios públicos o ejerzan potestades administrativas en la Comunidad Autónoma de Euskadi; las personas físicas y jurídicas titulares de archivos privados que custodian Patrimonio Documental de Euskadi. 

Documentos de titularidad pública

El  "Proyecto de Ley de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de Euskadi" especifica que son documentos públicos los de las siguientes entidades públicas y personas físicas o jurídicas: 

  • Los del Parlamento Vasco, los del Tribunal Vasco de Cuentas Públicas y los del Ararteko.
  • Los del Consejo de Gobierno y los de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
  • Los del sector público institucional de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
  • Los de las corporaciones de derecho público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en lo relativo a sus funciones públicas atribuidas.
  • Los de las Juntas Generales de los Territorios Históricos y los del sector público de los Territorios Históricos, integrado por su Administración General y su sector público institucional.
  • Los de las entidades locales de la Comunidad Autónoma de Euskadi y su sector público institucional local.
  • Los de las Universidades Públicas radicadas en la Comunidad Autónoma de Euskadi, así como los de los centros y estructuras de ellas dependientes.
  • Los de la Administración General del Estado y su sector público institucional estatal con sede en la Comunidad Autónoma de Euskadi.
  • Los de los órganos de la Administración de Justicia con sede en la Comunidad Autónoma de Euskadi.
  • Los de las notarías y registros públicos con sede en la Comunidad Autónoma de Euskadi.
  • Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Unión Europea y los de cualquier otro organismo público internacional, en ambos casos con sede en la Comunidad Autónoma de Euskadi.
  • Los de las entidades dotadas de personalidad jurídica propia, creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de las entidades y personas jurídicas mencionadas en este artículo, en cuanto a los documentos generados en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.
  • Los de las personas privadas físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos en la Comunidad Autónoma de Euskadi, en cuanto a los documentos generados en la prestación de dichos servicios.
  • Los de las entidades dependientes de los organismos públicos y los de cualquier otra entidad pública no incluida en los supuestos anteriores, en cuanto a los documentos generados en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas. 

Cada una de las entidades citadas deberá disponer de su propio sistema de archivos y todos ellos integrarán el Sistema de Archivos de Euskadi. El objetivo será crear un espacio de colaboración, coordinación y asesoramiento. Para ello se crean dos órganos colegiados y multidisciplinares: el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de Euskadi y la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de Euskadi. La primera comisión tendrá funciones de asesoramiento. El segundo valorará la tipología de los documentos y series generadas por las entidades adscritas al sistema de Archivos de Euskadi. 

Patrimonio Documental de Euskadi

El proyecto de ley aprobado hoy regula también el Patrimonio Documental de Euskadi que incluye todos los documentos de titularidad pública y privada con más de 50 años de antigüedad desde su creación, así como todos los documentos inscritos en el Registro de Patrimonio Cultural Vasco. El Patrimonio Documental de Euskadi contará con un inventario que contribuirá a la identificación de los documentos que lo integran y de los archivos de la Comunidad Autónoma de Euskadi que lo alberguen. 

La presente Ley también refuerza y actualiza la naturaleza jurídica del Archivo Histórico de Euskadi, siendo su objeto "gestionar, conservar y difundir los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Euskadi o susceptibles de serlo que estén bajo su custodia". 

Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi

El sistema de archivo del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, dependerá del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de administración pública, salvo el Archivo Histórico de Euskadi que estará adscrito al Departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. En cada unidad administrativa u oficina del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi existirá un archivo de gestión. Además, la nueva ley regulará el Archivo General del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi que llevará a cabo las políticas de gestión y custodia de los documentos generados por el sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi. 

Sistemas de archivo de las entidades locales

El "Proyecto de Ley de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de Euskadi", aprobado hoy por el Consejo de Gobierno, regula también los sistemas de archivo de las entidades locales. De acuerdo con la futura ley, los ayuntamientos y demás entidades locales están obligados a disponer de su propio sistema de archivos, que deberá tener capacidad suficiente para cumplir las funciones y deberes establecidos en esta ley. No obstante, los ayuntamientos y demás entidades locales podrán constituir mancomunidades con otras entidades municipales o entidades de ámbito territorial superior al municipio para disponer de los recursos que determine la ley. 

Archivos privados

El proyecto de ley aprobado hoy también regula y define los archivos privados. Tendrán la consideración de archivos privados los que "custodian los documentos y fondos documentales generados, en el ejercicio de las funciones y actividades que le son propias, por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada que ejerzan sus actividades o se encuentren ubicadas en la Comunidad Autónoma de Euskadi" y, por tanto, incluyan los siguientes documentos: 

  • Las fundaciones y las asociaciones culturales y educativas de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
  • Las organizaciones políticas, sindicales y empresariales con domicilio en la Comunidad Autónoma de Euskadi.
  • Las entidades eclesiásticas y las asociaciones y órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en la Comunidad Autónoma de Euskadi.
  • Familias y personalidades relevantes de Euskadi a lo largo de la historia. 

Derechos y deberes de la ciudadanía

La nueva ley, cuando entre en vigor, reconocerá a todas las personas el acceso a los documentos que integran el Sistema de Archivos de Euskadi, así como a los que integran el Patrimonio Documental de Euskadi, respetando, en todo caso, las normas vigentes y sin dañar los documentos. La ley prevé multas de entre 50.000 y 300.000 euros cuando se produzcan infracciones.

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