EHAAko xedapenak
Aldizkariaren data: 2016-10-10 Aldizkari honetan argitaratua: 2016192

AGINDUA, 2016ko irailaren 27koa, Herri Administrazio eta Justiziako sailburuarena eta Ogasun eta Finantzetako sailburuarena. honen bidez, Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika onartzen da.

Organo emailea: OGASUN ETA FINANTZA SAILA
Xedapenaren data: 2016-09-27
Hurrenkenaren zenbakia: 201604252
Maila: Agindua

Aurreko erreferentziak:
  • 2012/03/09an argitaratutako 2012/02/21eko 201200021 DEKRETUA garatzen du

Euskal Autonomia Erkidegoak Administrazio Elektronikoari buruzko otsailaren 21eko 21/2012 Dekretua onetsi zuen, zeinak behar diren bitarteko elektronikoak arautzen baititu herritarren eta Administrazioaren arteko harremanak seguruak eta bizkorrak izan eta berme juridiko guztiak eduki ditzaten. Dekretu hori onartzeko, Herritarrek zerbitzu publikoetan sarbide elektronikoa izateari buruzko ekainaren 23ko 11/2007 Legea eta hura garatzen duen esparru arautzailea hartu ziren erreferentziatzat.
Administrazio elektronikoaren Dekretuak 42. artikuluan xedatzen duenez, Administrazioaren eginbeharretako bat dokumentuak kudeatzeko bere politika onartzea eta argitaratzea da. Gainera, Elkarreragingarritasun eta Segurtasun Eskema Nazionaletan eta eskema horiek garatzeko arauetan ezarritako baldintzak bete beharko ditu. Halaber, artikulu horrek xedatzen duenez, politika horretan gidalerro batzuk ere zehaztuko dira, bi gauza hauetarako: erantzukizunak banatzeko; eta dokumentuak kudeatzeko eta gordailu elektronikoak administratzeko programak, prozesuak eta kontrolak definitzeko.
Segurtasun Eskema Nazionala eta Elkarreragingarritasun Eskema Nazionala, Administrazio Elektronikoaren eremuan, hurrenez hurren, urtarrilaren 8ko 3/2010 Errege Dekretuan eta urtarrilaren 8ko 4/2010 Errege Dekretuan daude araututa, zeinak 11/2007 Legea garatzeko onetsi baitziren. Lehenengoaren xedea bitarteko elektronikoen erabileran behar diren konfiantzazko baldintzak sortzea da eta bigarrenarena administrazio publikoek erabiltzen dituzten sistemen eta aplikazioen elkarreragingarritasun tekniko, semantiko eta antolaketakorako maila egokia bermatzen dutenak sortzea.
4/2010 Dekretuaren lehenengo xedapen gehigarriak xedatzen duenez, administrazioek derrigorrez bete behar dituzten elkarreragingarritasunari buruzko arau tekniko batzuk egongo dira. Haien artean, dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikako elkarreragingarritasunari buruzko arau teknikoa dago, Administrazio Publikoen Estatu Idazkaritzaren 2012ko ekainaren 28ko Ebazpenaren bidez onetsi zena, eta haren xedea dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikak definitzeko gidalerroak ezartzea da.
Elkarreragingarritasunari buruzko Arau Teknikoak III.2 zenbakian dioenez, dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika (DEKP) dokumentuak kudeatzeko esparru orokorrean eta erakunde bakoitzaren testuinguruan txertatuko da, haien jarduerak betetzeko ezarritako gainerako politikekin batera.
EAEko administrazio publikoan dokumentuak kudeatzeko esparruan, besteak beste, hauek sartzen dira: uztailaren 22ko 174/2003 Dekretua, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamendu eta funtzionamenduari buruzkoa; 2005eko abenduaren 19ko Agindua, Ogasun eta Finantzetako sailburuarena, artxibo-sistemaren arautegiari buruzkoa; eta 2005eko abenduaren 19ko Agindua, Ogasun eta Finantzetako sailburuarena, dokumentuak identifikatzeko eta baloratzeko prozedura, eta Dokumentazioaren Balioespen, Hautapen eta Sarbide Batzordearen (COVASAD) funtzionamenduari buruzkoa.
Alde horretatik, eta sektore izaeraz, badaude EAEn gai hau arautzen duten esparruak segurtasunaren, osasunaren eta ogasunaren alorreko agiri-kudeaketari dagokionez, nabarmentzekoa izanik, garatuta eta zehaztuta dagoelako, kontabilitateko agirien kudeaketa. Horiei guztiei batuko zaie arauketa berri hau; izan ere, esparru orokorra ezarri nahi du, eta ez ditu ezeztatuko aipatutako sektore bakoitzaren espezifikotasunak.
2016ko urriaren 2az geroztik, Herri Administrazioen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legeak eratzen du herritarrek administrazio publikoen zerbitzuetara bitarteko elektronikoen bidez sarbidea izatea arautzen duen lege-esparrua. Oinarrizkoa da eta, horregatik, loteslea Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoarentzat. Lege horrek xedatzen duenez, prozedura administratiboak elektronikoa izan behar du bakar-bakarrik eta herritarrek administrazio elektronikoarekin harremanak bitarteko elektroniko horien bidez izatea sustatzen du. Hori dela eta, derrigorrez bete behar diren baldintzak ezartzen ditu, erregistroei, administrazio publikoek onartutako sinadura-sistemei, administrazio elektronikoek dokumentuak eman eta artxibatzeari eta haiek egindako kopien baliozkotasunari eta eraginkortasunari dagokienez Halaber, sektore publikoaren erregimen juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legeak, hura ere oinarrizkoa izanik, bere Atariko Tituluko V. kapituluan, sektore publikoaren funtzionamendu elektronikoari buruzko guztia jasotzen du, Herritarrek zerbitzu publikoetara sarbide elektronikoa izateari buruzko 11/2007 Legean ordura arte jasotzen ziren arauekin.
21/2012 Dekretuaren 42. artikuluaz gain, agindu honen bidez, 43. eta 47. artikuluak garatzen dira. Lehenengoaren garapena benetako kopia elektronikoak emateko organo eskudunak zehaztean datza. Bigarrenarena, benetako kopia elektronikoak sortzen direnean, haien jatorrizko dokumentuak zer baldintzatan suntsitu ahalko diren ezartzean.
Azken batean, agindu horrek dokumentu elektronikoak kudeatzeko jasotzen duen politikak hartzen duen oinarria aipatu araudietan jasotako arauketa da eta hura garatzen du, alde batetik, Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren berezitasunei eta, bestetik, dokumentu elektronikoen berezitasunei egokitzeko.
Adierazitakoagatik, apirilaren 9ko 188/2013 Dekretuak, Justizia eta Herri Administrazio Sailaren egitura organiko eta funtzionala onartzen duenak, eta Ogasun eta Finantza Sailaren egitura organiko eta funtzionala ezartzen duen apirilaren 9ko 192/2013 Dekretuak emandako eskumenak erabiliz, agindu honen bidez, honako hau,
XEDATZEN DUGU:
Artikulu bakarra.– Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika onartzen da (agindu honen eranskinean jasota dago).
XEDAPEN gehigarri bakarra
Arauketa hau artxiboen kudeaketari buruz indarrean dauden arau orokorrak eta espezifikoak galarazi gabe ezarriko da.
AZKEN XEDAPENETATIK lehenengoa
Agindu honek berariaz aurreikusi ez duen orotarako, urtarrilaren 8ko 3/2010 Errege Dekretuak, Segurtasun Eskema Nazionala arautzen duenak, eta urtarrilaren 8ko 4/2010 Errege Dekretuak, Elkarreragingarritasun Eskema Nazionala arautzen duenak, administrazio elektronikoaren eremuan biek, jasotzen dituzten arauak aplikatuko dira.
AZKEN XEDAPENETATIK bigarrena
Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratu eta hurrengo egunean jarriko da indarrean dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika hau. Haren eduki osoa, bestalde, Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoaren egoitza elektronikoan ezagutaraziko da.
Vitoria-Gasteiz, 2016ko irailaren 27a.
Herri Administrazio eta Justiziako sailburua,
JOSU IÑAKI ERKOREKA GERVASIO.
Ogasun eta Finantzetako sailburua,
RICARDO GATZAGAETXEBARRIA BASTIDA.
ERANSKINA, Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika onartzen duen aginduarena: Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika
1.– Helburua, xedea eta txertatze-esparrua.
Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikak (DEKP) ezaugarri hauek ditu:
1.– Haren helburua Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoa osatzen duten erakundeek sortutako edo zaindutako dokumentu eta espediente elektronikoak kudeatzean aplikatu behar diren irizpideak ezartzea da, hauen benetakotasuna, fidagarritasuna eta eskuragarritasuna bermatuz.
2.– Haren xedea Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren eremuan dokumentu eta espediente elektronikoak kudeatu, berreskuratu eta kontserbatu ahal izatea ziurtatzeko behar diren metadatuen eskuragarritasuna eta osotasuna bermatzea da.
3.– Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren dokumentuen kudeaketa esparru orokorrean txertatzen da, zein ere den haien euskarri materiala, eta Segurtasun Politikarekin eta, bereziki, izapidetze telematikoaren euskarri diren aplikazio informatikoen ingurunean Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio orokorraren eta haren erakunde autonomoen informazioaren segurtasuna mantentzeko Segurtasunari buruzko gidaliburuarekin.
2.– Aplikazio-eremua.
Agindu honetan jasotako DEKP hauei aplikatuko zaie:
a) Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrari, haren erakunde autonomoei eta hari lotutako edo haren mendeko zuzenbide publikoko gainerako erakundeei.
b) Zuzenbide pribatuko erakunde pribatuei eta Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoa osatzen duten gainerako erakundeei, zuzenbide publikoaren mende gauzatzen dituzten jardueretan.
DEKP honen ondorioetarako administrazioa arestiko a) eta b) letrek aipatzen dituzten organoak eta erakundeak dira.
3.– Eginkizunak eta erantzukizunak.
Dokumentuen kudeaketan bete behar diren eginkizunak eta haien arduradunak honela daude banatuta:
Onarpena
DEKP onartzea eta bultzatzea artxibo eta dokumentazioaren arloko eskumena duen sailari eta administrazio elektronikoaren arloko eskumena duen sailari dagokie.
Aplikazioa
DEKP aplikatzea administrazio-espediente bakoitzaren ardura duen administrazio-unitateari dagokio, dokumentuak kudeatzeko prozesuak administrazio elektronikoko zerbitzu eta sistemetan txertatuz.
Ezarpena
DEKP abiaraztea administrazio-unitate hauei dagokie:
Administrazio elektronikoan eskudun den zuzendaritzari:
Administrazio elektronikoaren zerbitzu bateratuen funtzionaltasunak garatzea
Zerbitzu-katalogoa definitzea eta kudeatzea
Zerbitzuen digitalizazioa bultzatzea, elkarreragingarritasuna erraztuz
Papera ordeztea sustatzea, digitalizazio seguruko tresna hedatuz
Sinadura elektronikoari buruzko politika ezartzea
Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoaren artxibo-sistemaren eskudun den zuzendaritzari eta dokumentazio orokorraren zerbitzuari:
Dokumentuak kudeatzeko eredua definitzea
Artxiboa Kudeatzeko Sistema garatzea
Dokumentuen bizi-zikloa definitzea
Indarreko araudiaren arabera artxibatutako agiriak kontsultatzea erraztea
Dokumentu elektronikoen kontserbazioa ziurtatzea
Dokumentu elektronikoak kontserbatzeko tresnak ezartzea
Sailkapen-taula eta haren dokumentu-sailak egitea
Dokumentuen tipologia eta metadatuen eskema definitzea
Informatikan eta telekomunikazioetan eskudun den zuzendaritzari:
Informazioaren teknologia aplikagarriak ezartzea
Euskarri-azpiegitura teknologikoak kudeatzea
Informazio-sistemei eusten dieten sistema informatikoak mantentzea
Segurtasuneko politika definitzea
Estandar teknologikoak ezartzea
Dokumentu elektronikoen formatuak zehaztea
Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeari (COVASAD):
Dokumentuen tipologia eta sail guztiak identifikatzea eta aztertzea
Dokumentuak kontserbatzeko egutegiari buruzko irizpena ematea
Funtsezko dokumentuak proposatzea
Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoa osatzen duten sail eta erakundeei:
Administrazio-prozedurak definitzea
Zerbitzu-katalogoan gordetzen den bere informazioa eguneratzea
Espedienteak kudeatzeko sistema informatikoak garatzea eta egokitzea
Erregistro-idazpenak eta haiei dagozkien aurkeztutako dokumentu digitalizatuak hartzea
Jatorrizko administrazio-dokumentu elektronikoak sortzea
Itxitako espedienteak Artxiboa Kudeatzeko Sisteman (bulego-artxiboa) sartzea eta sistemaren aplikazioarekin (AKS/SGA) kudeatzea
Nolanahi ere, dokumentu elektronikoen kudeaketan diharduten eragileen artean eginkizunak banatzerakoan, aintzat hartu behar da egitura organikoari buruzko dekretuetan zer xedatzen den Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazioko sailetako organoei dagozkien eskumenei buruz, eta horiei dagokionez, ez da inolako kontraesanik izan behar.
Honako hauek dira dokumentu elektronikoen erabileran diharduten eragile nagusiak, beren sailkapena eta beren funtzioak:
1.– Erregistroen arloko laguntza-bulegoetako langileek administrazio-prozeduraren hastapeneko faseari lotutako dokumentuak kudeatzeko prozesuak ezagutu eta aplikatu behar dituzte: erregistratzea, atzematea eta ordeztea.
2.– Espedienteak izapidetzen dituzten langileek administrazio-prozedura antolatu, bideratu, amaitu eta egikaritzeko faseei lotutako dokumentuen kudeaketa-prozesuak ezagutu eta aplikatu behar dituzte: sortzea, erregistratzea, atzematea, sailkatzea, deskribatzea, eskuratzea eta ordeztea.
3.– Artxibozainek eta dokumentu-kudeatzaileek dokumentuak eta administrazio-espedienteak artxibatzeko faseari lotutako dokumentuen kudeaketa-prozesuak ezagutu eta aplikatu behar dituzte: sortzea, atzematea, sailkatzea, deskribatzea, eskuratzea, kontserbatzea, transferitzea, ordeztea eta espurgatzea. Artxibozainek eta dokumentu-kudeatzaileek, halaber, atxikita dauden sailean, entitatean edo erakundean dokumentuen kudeaketa-eredua nahiz DEKP hedatzen eta betetzen direla zainduko dute.
4.– Dokumentu elektronikoak kudeatzeko tresnak.
Dokumentuak modu antolatuan kudeatzeko tresna hauek definitu dira:
4.1.– Zerbitzu-katalogoa.
Zerbitzu-katalogoa Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazioaren zerbitzu eta prozedura guztien zerrenda da. Era unibokoan identifikatzen eta definitzen dituen kodifikazioa ezartzen da han.
Hala, zerbitzu-katalogoak zerbitzu eta prozedura guztien informazioa administrazio-kudeaketari eusten dieten zerbitzuen artean sinkronizatzea ahalbidetzen du.
Paperezko eskaera-inprimaki bakoitzak zerbitzu-katalogoan dagokion zerbitzuaren eta, kasuan kasu, prozeduraren identifikazio-kodea edukiko du. Hala, erregistroaren arloko laguntza-bulegoei paperezko dokumentua dagokion dokumentu elektronikoarekin ordeztea erraztuko zaie. Dokumentu hori telematikoki bidaliko zaio izapidetzeko ardura duen administrazio-unitateari.
Zerbitzu-katalogoa egiteko eta eguneratzeko erantzukizuna administrazio elektronikoan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko administrazioko organoekin lankidetzan.
4.2.– Sailkapen-taula.
Sailkapen-taula Artxiboa Kudeatzeko Sistemaren kudeaketa-tresna da. Dokumentu-funtsaren antolaketa islatzen du eta haren egiturari buruzko funtsezko datuak ematen ditu.
Administrazio-dokumentu guztiak sailkapen-taularen arabera antolatuko dira, zein ere den haien euskarri fisikoa.
Sailkapen-taula hiru mailatan dago egituraturik:
Funtsa: administrazioa antolatuta dagoen eskumen-arloei dagokie.
Atala: eskumen-arlo bakoitzaren egitura organikoari dagokio.
Dokumentu-saila: administrazio-unitate batek eginkizun jakin bat egitea dakarren administrazio-jarduerari dagokio.
Sailkapen-taula egiteko eta eguneratzeko erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko sail, entitate eta erakunde bakoitzean dokumentuen kudeaketaren ardura duten langileekin lankidetzan.
4.3.– Dokumentuen tipología.
Dokumentu-tipoa egiturazko antzeko ezaugarriak dituen eginkizun bera egiteak dakarren oinarrizko dokumentu-unitatea da. Administrazio-prozeduren izapideei dagozkien dokumentu zehatzetan gauzatzen dira dokumentu-tipoak.
Dokumentuen tipologia eguneratzeko erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko sail, entitate eta erakunde bakoitzean dokumentuen kudeaketaren ardura duten langileekin eta administrazio elektronikoan eskudun den zuzendaritzarekin lankidetzan.
4.4.– Dokumentu elektronikoen formatuen estandarrak.
Administrazio elektronikoko zerbitzuak neutraltasun teknologikoa ahalbidetzen duten baldintzetan eman ahal izatea errazteko, dokumentu elektronikoek Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoaren estandar teknologikoen dokumentuan jasotako formatuetan kodifikatuta egon beharko dute.
Dokumentu elektronikoen formatuak definitzeko ardura informatikaren eta telekomunikazioen arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio.
4.5.– Metadatuen profila.
Administrazioak bere metadatuen eskema sortu du, dokumentu elektronikoen edukia, testuingurua eta egitura jasotzen dituzten metadatuak euren bizi-ziklo osoan gehitzeko eta kudeatzeko modua definitzen duen tresna izateko.
Metadatuen eskema eguneratzeko erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko sail, entitate eta erakunde bakoitzean dokumentuen kudeaketaren ardura duten langileekin eta administrazio elektronikoan eskudun den zuzendaritzarekin lankidetzan.
4.6.– Kontserbazio-egutegi orokorra.
Kontserbazio-egutegi orokorra dokumentu-sail bakoitzarentzat artxibo-maila bakoitzean izan behar duen iraupena, kontserbatzeko epea eta eskuragarritasun-maila ezartzen dituen tresna da.
Kontserbazio-egutegi orokorra egin eta eguneratzearen erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, COVASADek bere irizpena eman ondoren.
5.– Dokumentuen bizi-zikloa.
DEKP dokumentuen bizi-zikloaren fase guztiei aplikatzen zaie.
5.1.– Erregistroa.
Erregistroaren fasea dokumentuak izapide administratiboa izateko aurkeztu, jaso edo irteten diren uneari dagokio. Dokumentuak erregistratzen diren unean artxibo elektroniko bakarrean (Dokusi) sartzen dira.
Fase horretan, emandako dokumentuak zaintzeko erantzukizuna erregistroaren arloko laguntza-bulegoena izango da.
5.2.– Izapidetzea.
Izapidetzeko fasea administrazio-espedienteak ebazteko egin behar diren jarduketek osatzen dute.
Oro har, administrazio-prozedura hasteko, antolatzeko, bideratzeko, amaitzeko eta egikaritzeko faseak biltzen ditu.
Fase horretan, dokumentazioa zaintzeko erantzukizuna administrazio-unitate izapidegilearena da.
5.3.– Artxiboa.
Izapidetzeko erabilitako kudeaketa-sistemetatik, hura amaitutakoan, espedienteak eta haien dokumentuak, bulegoko artxibo mailan, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboa Kudeatzeko Sisteman txertatuko dira. Artxibo elektroniko bakarra (Dokusi) haren parte da.
Hura kudeatu eta kontrolatzeko, Artxiboa Kudeatzeko Sistemak sistema informatiko bat dauka (AKS/SGA). Sistema horrek amaitutako espedienteei nahiz haien dokumentu elektronikoei buruzko informazioa eskuratzen du.
Halaber, artxibatzen diren dokumentu elektronikoak eurak izapidetzeko erabilitako kudeaketa-sistemetatik kontsultatu ahalko dira.
Dokumentazioa bulego izapidegilearen artxiboan dagoen bitartean, hura zaintzeko erantzukizuna administrazio-unitate bakoitzarena izango da.
Dokumentazioa artxibo nagusira transferitzen denean, hura zaintzeko erantzukizuna artxibo maila horrena izango da.
6.– Dokumentu elektronikoak kudeatzeko prozesuak.
Dokumentu elektronikoen bizi-zikloan dokumentuak kudeatzeko prozesu hauek sortzen dira:
6.1.– Dokumentu elektronikoak sortzea.
Administrazioak sortutako dokumentu elektronikoek estandar teknologikoetan jasotzen diren formatuak bete behar dituzte.
Beharrezkoa izan daiteke dokumentu elektronikoek sinadura elektronikoa edukitzea. Halako kasuetan, sinadura elektronikoari eta ziurtagiri elektronikoei buruzko politika arautzen duen araudia bete beharko du hark.
Dokumentu elektronikoek identifikazio zenbaki bat beharko dute haien benetakotasuna paperezko euskarrian frogatu behar bada. Elektronikoki sortutako kode bat edo Euskal Autonomia Erkidegoko egoitza elektronikoa sartuz hura egiaztatzea ahalbidetzen duen beste egiaztapen-sistema bat erabiliko da horretarako. Kode hori izanda paperean inprimatutako kopia benetako kopiatzat hartuko da, 21/2012 Dekretuaren 46. artikuluaren arabera.
6.2.– Dokumentu elektronikoen erregistroa.
Dokumentu elektronikoen erregistroak dokumentu elektronikoak administrazioan sartu edo irten direla markatzen du, eta haien jarraipena ahalbidetzen du administrazio-izapideetan.
21/2012 Dekretuaren 21. artikuluaren arabera, formatu digitala duten dokumentuak Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoaren Erregistro Elektronikoan erregistratuko dira.
Administrazioak herritarren eskura jarriko ditu eskaera-eredu elektronikoak egoitza elektronikoan eta erregistroaren arloko laguntza-bulegoetan. Halaber, dokumentuak irakurtzea eta kontserbatzea ahalbidetzeko, izapidetzeko erabili beharko diren formatuen berri emango du.
Erregistroaren arloko laguntza-bulegoetako langileek, dagokien aplikazio korporatiboa erabiliz eta dokumentuak digitalizatzeko gidaliburuko gidalerroak betez, herritarrek erregistratzeko emandako dokumentuak digitalizatuko dituzte. Jarraian, dokumentuak itzuliko dizkiete aurkeztu dituztenei.
6.3.– Dokumentu elektronikoak atzematea.
Dokumentu elektronikoak atzemateak eta identifikazio kode bat jartzeak artxibo elektroniko bakarrean (Dokusi) sartzea dakarte eta haien identifikazioa bermatzen dute.
Atzematearen xede nagusia, biltegiratzeaz gain, dokumentuaren, haren ekoizlearen eta sortu zen testuinguruaren arteko erlazio bat ezartzea da. Hori lortzeko, Dokumentu elektronikoaren elkarreragingarritasuneko arau teknikoan zehaztutako derrigorrezko gutxieneko metadatuak esleitzen dira.
Dokumentu elektronikoaren atzematea dokumentuak kudeatzeko beste prozesu eta eragiketa batzuekin osatzen da (erregistroa, sailkapena, espediente elektronikoaren aurkibidea), Espediente elektronikoaren elkarreragingarritasuneko arau teknikoan adierazten denez.
Artxibo elektroniko bakarrean (Dokusi) sartuko dira administrazio-jarduketetan sortutako dokumentu elektroniko guztiak eta bai administrazio-prozeduren espedienteetan sartutakoak ere, elkarreragingarritasunaren bidez jasotako erantzunak eta benetako kopia elektroniko guztiak barne.
6.4.– Dokumentu elektronikoen banaketa.
Erregistratutako dokumentu elektroniko guztiak telematikoki banatu behar zaizkie eurak izapidetzeko ardura duten administrazio-unitateei.
6.5.– Dokumentu elektronikoen sailkapena.
Izapidetze elektronikoaren aurretik, prozedura bakoitzak sailkapen-taulako dokumentu-sail bati lotuta egon behar du.
Herritarrek emandako dokumentuak dagokien erregistro-idazpenari lotuta egongo dira. Antolatzeko eta bideratzeko faseetan, dagozkien administrazio-espedienteei esleituko zaizkie, eta prozedurako eta dokumentu-saileko kodea lotuko zaie.
Prozedura bera erabiliko da Administrazioak sortutako dokumentu elektronikoekin.
6.6.– Dokumentu elektronikoen deskribapena.
Deskribapenak eskatzen diren dokumentuak identifikatzea eta berreskuratzea ahalbidetzen du. Horretarako, metadatuen eskema korporatiboaren bidez deskribatu behar dira.
Dokumentua izapidetzean sartzen denean derrigorrez jakinarazi beharko da zer dokumentu tipologiakoa den.
6.7.– Dokumentu elektronikoetarako sarbidea.
Dokumentu elektronikoetarako sarbidea uztailaren 22ko 174/2003 Dekretuak (Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamendu eta funtzionamenduari buruzko Dekretua) VI. kapituluan eta hura garatzeko araudiak, nahiz Segurtasun Eskema Nazionalaren gidalerroek xedatutakoak arautzen du.
Herritarrek 21/2012 Dekretuaren II. tituluak xedatutakoa betez eskuratu ahalko dituzte dokumentu elektronikoak. Titulu horretan, egoitza elektronikoa eta iragarki-taula arautzen dira.
Goi-mailako kalifikazioa duten dokumentu elektronikoetarako sarbidea Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Elektroniko Bakarrean (Dokusi) geratuko da erregistratuta, abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoak (Izaera Pertsonaleko Datuak Babesteari buruzko Lege Organikoa) xedatutakoaren arabera.
Administrazioek trukatuko dituzten, nahiz herritarrek kontsultatuko dituzten dokumentu eta espediente elektronikoek Elkarreragingarritasun Eskema Nazionalean eta hura garatzeko Elkarreragingarritasun Arau Teknikoetan formatuari, egiturari eta metadatuei buruz ezarritako gutxieneko baldintzak bete behar dituzte.
6.8.– Dokumentu elektronikoen kalifikazioa.
Dokumentu elektronikoen kalifikazio-prozesuan balorazioa, eta kontserbazio-egutegietan ezartzen diren kontserbazio eta transferentzia epeen zehaztapena sartzen dira.
Kontserbazio-egutegiak artxiboan eta dokumentazioan eskudun den sailaren titularrak onartu beharko ditu, COVASADek irizpena eman eta gero.
6.9.– Dokumentu elektronikoak kontserbatzea.
Herritarren eta Administrazioaren arteko harremanen ebidentzia eta froga direnez gero, Administrazioaren jarduketetan erabili diren eta pertsonen eskubideei edo interesei eragiten dieten administrazio-ekintzak dauzkaten dokumentu elektroniko guztiak eta amaitutako prozedurei dagozkien dokumentu elektronikoak Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboa Kudeatzeko Sisteman kontserbatu beharko dira.
Dokumentu elektronikoek euren bizi-ziklo osoan duten kontserbazioak haietarako sarbidea bermatu behar du. Hori dela-eta, aldian-aldian kontrol eta eguneraketa prozesuak egin behar dira, alde batetik, sinadura elektronikoak iraungitzea eta, bestetik, dokumentu elektronikoen formatuak zaharkitzea saihesteko.
Sinadura elektronikoaren balio-bizitza mugatua da. Sinadura elektronikoa kontserbatzeko, hura denbora-zigilu batez estali beharko da, zeinak haren balio-denbora adieraziko baitu. Denbora-zigilua eman duen agintariaren ziurtagiria iraungitzear dagoen unean, sinadura elektronikoa beste denbora-zigilu batez estaliko da. Denbora-zigilu horrek balio-denbora luzeago egingo du.
Dokumentu elektronikoen formatuak kontserbatzeko Estandar Teknologikoen Dokumentua hartu beharko da kontuan. Dokumentu horrek elkarreragingarritasun maila egokia ziurtatzeko administrazioak aplikatu behar dituen formatuei buruzko irizpideak eta gomendioak biltzen ditu.
Formatu bat zaharkitzeko arriskua dagoenean informazio-sistemen arloan eskudun den zuzendaritzak formatua aldatuta dokumentuen benetako kopia sortzeko prozedura normalizatuak aplikatuko ditu.
Gauza bera gertatuko da formatu jakin bat Estandar Teknologikoen Dokumentuan onartutakoetatik desagertzen bada.
6.10.– Dokumentu elektronikoen transferentzia.
Administrazio-prozeduren espedienteak eta haien dokumentuak, haien izapidetzea amaitu denean, Artxiboak Kudeatzeko Sistemaren bulegoko artxibo mailan sartuko dira espedienteak kudeatzeko sistemetatik, zenbait transferentzia prozesu teknikoren bidez.
Kontserbazio-egutegi orokorrean ezarritako transferentzia-epeak betetakoan, bulegoko artxibotik artxibo nagusira transferituko dira, 174/2003 Dekretuan eta hura garatzeko arauetan xedatutakoaren arabera.
Dokumentuak dauden artxibo-mailako langileen ardura izango da transferentziak egitea.
6.11.– Dokumentu elektronikoak espurgatzea.
Dokumentuak espurgatzea dokumentuak ezabatzeko prozesua da. Haiek berreraikitzea eta ondoren erabiltzea galarazteko moduan egingo da prozesua.
Dokumentu elektronikoak espurgatzeko Ogasun eta Herri Administrazioko sailburuaren 2005eko abenduaren 19ko Aginduan (Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Instituzionaleko artxibo-sistemaren arautegiari buruzko Agindua) adierazitakoa beteko da.
Artxibo-maila guztietan aukeratu eta ezabatuko da dokumentazioa, kontserbazio-egutegi orokorrak dokumentu-sail bakoitzerako definitu dituen iraupen- eta kontserbazio-aldiak aintzat hartuta.
Dokumentu elektronikoak suntsitzeko sistema Artxiboaren Kudeaketa Sistemaren (AKS/SGA) aplikazio informatikoan ezarritakoa da.
6.12.– Dokumentuen benetako kopia elektronikoak.
21/2012 Dekretuaren 43. artikuluak aipatzen dituen benetako kopia elektronikoak hauek egingo dituzte:
a) Administrazio elektronikoan eskudun den organoak, 21/2012 Dekretuaren 55. artikuluan definitutako administrazio elektronikoaren zerbitzu komunek kudeatutako administrazio-prozeduretan egiten direnean.
b) Organo eskudunek, arestiko paragrafoan aipatu zerbitzu komunak erabiltzen ez diren administrazio-prozeduren kasuetan.
Benetako kopiak eskuratzeko, digitalizazio prozesuan eskuratutako irudi digitalen edukiaren identitatea eta osotasuna maila ertaineko zigilu elektronikoaren bidez bermatuko dira. Zigilu elektronikoa kasu bakoitzean eskudun den organoak eskatuko du xede horretarako.
Benetako kopia elektronikoek jatorrizko dokumentuaren balio eta eraginkortasun juridiko berbera izango dute unean uneko prozedura zehatzean.
Benetako kopia elektronikoak eskuratzeko Dokumentuak digitalizatzeko gidaliburuko gidalerroei jarraituko zaie.
6.13.– Paperezko edo elektronikoa ez den beste euskarri bateko jatorrizko dokumentuak benetako kopia elektronikoekin ordeztea.
21/2012 Dekretuaren 47. artikuluaren arabera, paperezko edo elektronikoa ez den beste euskarri bateko jatorrizko dokumentuak DEKP honetan ezartzen den moduan ordeztu ahalko dira.
Ordezteko, dokumentuak zaintzen dituen organoaren baimena beharko da, izan administrazio-unitate ekoizle bat, izan Artxiboa Kudeatzeko Sistema. Baimen horretan, halaber, ordeztuko diren dokumentuen funtsen xehetasunak sartuko dira eta ordezteko erabakiaren ebidentzia gisa artxibatuko da.
Ordezteko baldintza orokorrak:
a) COVASADek ordezteko aukera erabakiz baloratutako dokumentu-sail batekoak izan behar dute ezabatuko diren dokumentuek.
b) Balio historikoa edo artistikoa badute edo esanguratsuak izateagatik eurak kontserbatzea eta babestea gomendagarria bada, dokumentuak ez dira inolaz ere suntsituko.
c) Agindu honetan aurreikusi ez den beste edozein dokumentu ezabatzeko Euskal Autonomia Erkidegoko dokumentuen eta artxiboen araudian xedatutakoa beteko da.
Dokumentuak ezabatzea
Dokumentazioa suntsitzen denean, horren euskarria edozein dela ere, ezinezkoa izango da dokumentuak berritzea edo haietan gordetzen den informazioa berreskuratzea. Dokumentuak suntsitzeko sistema kasuan kasuko euskarri motara egokituko da.
Prozesu horren azken zeregina euskarri fisikoko dokumentuak suntsitu direla frogatzen duen dokumentu bat egitea izango da. Dokumentu hori ezabatzeko prozesuaren amaieraren ebidentzia gisa artxibatuko da.
7.– Prestakuntza.
Dokumentuen kudeaketari eta kontserbazioari lotutako zerbitzuak ematen dituzten pertsonek euren eginkizunak betetzeko ezaguera maila egokiak izan beharko dituzte. Administrazioko langileek dokumentu eta espediente elektronikoen kudeaketa eta kontserbazioari lotutako eginkizunetarako berariazko prestakuntza egokia jasoko dute.
7.1.– Prestakuntza programa.
Funtzio publikoaren arloan eskumena duen zuzendaritzak dokumentu elektronikoaren kudeaketaren arloko edozein eginkizun edo erantzukizun mota duten langile guztiak sartuko ditu bere prestakuntza-planetako berariazko programetan. Prestakuntza hori Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundeak (IVAP) emango du.
7.2.– Prestakuntzaren edukia.
Prestakuntzaren edukia Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoak dokumentuen kudeaketari lotutako alderdiak antolatu, estandarizatu eta irizpide bat emateko onartutako dokumentuetan oinarrituko da. Besteak beste, hauek azpimarratu behar dira:
Dokumentu Elektronikoak Kudeatzeko Politika
Zerbitzu Elektronikoak Kudeatzeko Eredua
Eusko Jaurlaritzaren Dokumentuak Kudeatzeko Eredua
Zerbitzu-katalogoaren gidaliburua
Dokumentuak kudeatzeko metodologiak
Artxiboa Kudeatzeko Sistemaren (AKS/SGA) aplikazio informatikoa
Dokumentu elektronikoen kudeaketaren arloko prestakuntza-programa aldian-aldian ebaluatuko da eta ebaluazioaren ondorioen arabera doituko da.
8.– Ikuskapena eta auditoretza.
Administrazioko erakundeek aldian-aldiko ebaluazioak edo auditoretzak egin eta behar bezala dokumentatuko dituzte, DEKP egokia dela eta dokumentu elektronikoak kudeatzeko prozesuak bertan ezarritakoaren arabera egiten direla bermatzeko.
Dokumentuak kudeatzeko prozesuetan gauzatzen diren prozedurek eta ekintzek erregistroak sortuko dituzte prozedura horiek zuzen aplikatu izanaren ebidentziekin.
Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikaren ebaluazio eta auditoretzaren helburuak hauek dira:
1.– Administrazioak dokumentu elektronikoen kudeaketaren arloan ezarritako politikak betetzen direla bermatzea.
2.– Dokumentu elektronikoen kudeaketaren arloan erakunde baten errendimendua eta erabiltzaileen gogobetetze maila hobetzea.
3.– Dokumentu elektroniko administratiboak epaiketa batean froga gisa onartzeko behar diren baldintzak betetzen direla bermatzea, hala eskatuko balitz.
Ikuskapeneko erregistroak
Dokumentuak kudeatzeko prozesu bakoitzaren arduradunek, prozesuek uzten dituzten ebidentzien arabera, politikaren funtsezko baldintzak beteko direla ikuskatuko dute. Baldintza horiek hauek dira:
Dokumentuak kudeatzeko prozesuen arduradunek euren ikuskapenaren erregistroa utziko dute.
Erregistro guztiak gutxienez hiru urtez kontserbatuko dira sortzen diren datatik. Epe hori igarotakoan, erregistroak ezabatu egingo dira.
Dokumentuak kudeatzeko prozesu bakoitzaren arduradunek aldian aldiko jarraipena egingo dute euren prozesuak DEKP honetan xedatutakoaren arabera egikaritzen ari direla zaintzeko. Halaber, kasu bakoitzean egokiak diren ekintza zuzentzaile edo prebentiboak hartu beharko dituzte, euren funtzionamenduan desbidera daitezkeela hautematen edo aurreikusten denean.
Aldian aldiko auditoretzak
Egutegi bat ezarriko da aldian aldiko auditoretzak egiteko, eta artxiboan eta dokumentazioan eskudun den zuzendaritzaren ardura izango da honako jarduera hauek egitea:
1.– Auditoretzak antolatzea.
DEKPren ardura duten sailek eta erakundeek, erregistratutako ebidentziak berrikusi eta ikuskatu ondoren, auditoretzak planifikatzen dituzte, aurreko auditoretzen emaitzak eta egungo premiak kontuan hartuz.
Plangintza hori eragindako prozesuen arduradunei jakinaraziko zaie, gutxienez 15 egun lehenago.
2.– Auditoretzak egitea.
Auditoretzak barneko langileek egin edo administrazio-kontratuaren bidez esleituko dira.
3.– Ikuskaritzaren emaitzen txostena.
Auditoretzaren txostena idatzi eta dokumentuen kudeaketaren arloan diharduten zuzendariei eta prozesu eta zerbitzuen arduradunei igorriko zaie.
4.– Ekintzak egitea.
Auditatzen diren prozesuen arduradunek, DEKPren arduradunekin batera, aurkitzen diren desbiderapenen zioak aztertu, eta zuzentzeko eta/edo hobetzeko ekintza egokiak ezarriko dituzten, baita epea eta haiek gauzatzeko arduradunak ere.
5.– Hartutako ekintzen egiaztapena.
Auditoretza batean hartutako ekintzak egiaztatzea hurrengo auditoretzaren barruan sartuko diren puntuetako bat izango da, hautemandako desadostasunaren zioak ezabatu direla bermatzeko.
9.– Eguneraketa.
DEKP dokumentu elektronikoen kudeaketa premietara egokitzen dela bermatzeko, artxibo eta dokumentazioaren arloan eta administrazio elektronikoaren arloan eskudun diren sailek aipatu politika eta dokumentuak kudeatzeko prozesuak eguneratuko dituzte.