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El Gobierno Vasco establece los criterios para la gestión eficaz y segura de los documentos electrónicos en el sector público de Euskadi (Consejo de Gobierno 04-10-2016)

4 de octubre de 2016

Se garantiza la autenticidad, la fiabilidad y disponibilidad de los expedientes electrónicos, al tiempo que se asegura su recuperación y conservación.

El documento aprobado hoy supone un avance en la modernización de la administración y permite al Gobierno vasco avanzar en su compromiso de eliminación progresiva del papel en las relaciones con la ciudadanía.

El Consejo de Gobierno ha aprobado hoy la orden “por la que se aprueba la Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi”, que tiene como finalidad establecer un conjunto de criterios para la gestión de expedientes electrónicos producidos o custodiados por las entidades del sector público vasco, garantizando sus autenticidad, fiabilidad y disponibilidad, al tiempo que se asegura su recuperación y conservación. La orden aprobada será de aplicación en:

  • La Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi, sus organismos autónomos y en el resto de entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma.
  • Los entes públicos de derecho privado y demás entidades integrantes del sector público de Euskadi, en las actividades que realicen con sujeción al derecho público.

De esta manera, el Gobierno vasco continúa avanzando en la modernización de la Administración Pública Vasca para conseguir que sea más ágil, eficaz y eficiente y cumple su compromiso de desaparición progresiva del papel en su relación con la ciudadanía, las empresas y demás entidades públicas o privadas. Así, la documentación que entre o se genere en la Administración Pública Vasca será digital y aunque las personas a las que se atienda de manera presencial opten por entregar la documentación en papel, las entidades receptoras la escanearán y devolverán el papel a quién realice los trámites.

PROCESOS DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El texto establece un listado de criterios y procedimientos para cada una de las fases de la tramitación documental electrónica: creación de documentos, registro, captura, distribución, clasificación, descripción, acceso, calificación, conservación, transferencia, expurgo, digitalización, autentificación, sustitución  de documentos originales en soporte papel o en otro soporte no electrónico por copias electrónicas auténticas y eliminación definitiva.

El personal del sector público vasco recibirá formación específica para las funciones relacionadas con la gestión y conservación de documentos y expedientes electrónicos, que será impartida por el IVAP, Instituto Vasco de Administración Pública. Este programa de formación se evaluará periódicamente y se ajustará de acuerdo a las conclusiones de la evaluación.

Finalmente, las entidades pertenecientes al sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi realizarán evaluaciones y auditorías periódicas para garantizar que los procesos de gestión documental se realizan según los estableceido en la orden aprobada hoy y mejorar el rendimiento de la organización y la satisfacción de las personas usurias.

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